Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как сообщить входящий номер письма правильно

Активировать демодоступ. Я отправила письмо от нашей организации и позвонила адресату, чтобы узнать их входящий номер на наше письмо. На этот вопрос мне ответили в грубой форме отказом. Правильно ли это? Мы рекомендуем почитать о том, как выразить отказ в деловом письме материал по этой ссылке. Специалист по делопроизводству обязан сообщить номер, под которым зарегистрирован входящий документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как сообщить входящий номер письма правильно

Спросить в Twitter Блокировка нежелательных писем Если вы получили нежелательное сообщение, заблокируйте отправителя, откажитесь от подписки на рассылку или пожалуйтесь на спам в Gmail. Согласно Правилам программы , Gmail нельзя использовать для домогательств, запугивания или угроз. Если вам угрожают, настоятельно рекомендуем обратиться в местные правоохранительные органы. Как заблокировать определенного отправителя Если заблокировать отправителя, все письма от него будут помещаться в спам. Обратите внимание!

Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма. Письмо-распоряжение Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти. Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе.

Письмо-просьба Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, "Надеемся на рассмотрение обращения…". В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры. Письмо-просьба: образец Скачать образец в журнале Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений.

В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов "Также просим Вас принять меры…", "Попутно просим Вас обратить внимание…", "Одновременно просим Вас рассмотреть…" и т. Письмо-запрос Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

Письмо-запрос: образец Посмотреть образец в журнале Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами.

Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.

Письма-приглашения Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне. Типичные ошибки в деловой переписке: лайфхаки, как их избежать Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа.

Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ. Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать. Содержание ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно.

Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов. Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа.

Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос. Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным. При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе. Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение. Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен.

Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно. В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров. Положительное письмо-ответ на запрос: образец Скачать документ Отрицательный ответ на письмо официальное: образец Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе.

При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа.

В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу.

Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения. Образец отрицательного письма-ответа на запрос Скачать документ Реквизиты письма-ответа В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков: справочные данные об организации; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу … Для нас было огромным потрясением известие о … Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … Мы были глубоко огорчены, узнав о … Нам трудно поверить печальному известию о … По функциональному признаку деловые письма делятся на: Письма-ответы — ответы на инициативные письма. Инициативные письма — составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение. Письма, не требующие ответа письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение. По признаку получателя деловые письма делят на: Циркулярные письма — письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. По композиционному признаку деловые письма бывают: Одноаспектные — рассматривают один вопрос. Многоаспектные — затрагивают несколько вопросов одновременно. По структуре выделяют следующие деловые письма: Регламентированные — составляются по определенному установленному образцу. Нерегламентированные — содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более устойчивой.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: организовать централизованное изготовление бланков для писем; сократить трудозатраты на составление и оформление писем; облегчить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников.

Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения.

Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу.

При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.

В ценных письмах пересылаются: документы и ценные бумаги дипломы, паспорта, свидетельства о рождении и браке, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие денежные документы , грамоты, фотоснимки, художественные карточки, печатные издания, почтовые марки и другие аналогичные предметы и документы, имеющие для отправителя и получателя ценность.

Кроме того, в адреса предприятий, организаций, учреждений, учебных заведений, редакций и издательств в ценных письмах могут пересылаться рукописи, заявления и жалобы. В ценных бандеролях пересылаются: предметы культурно-бытового и производственного назначения, печатные издания, деловые бумаги, лекарства, кондитерские изделия и другие продукты питания длительного хранения, сохранность которых будет обеспечена в упаковке, предусмотренной для данного вида почтовых отправлений.

Упаковка ценных писем и бандеролей Для упаковки ценных писем применяются стандартные почтовые конверты или плотная бумага, ткань, клеенка и другие подобные материалы, обеспечивающие сохранность вложения.

Ценные письма с деньгами и ценностями, отправляемые учреждениями банков, финансовыми органами, эксплуатационными предприятиями системы РСС принимаются упакованными в специальные брезентовые сумки.

Ответить Пётр 10 01 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты. В журнале регистрации документов, имеющего форму сшитых поспешно отдельных листков, стоит поздняя дата.

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный.

Как узнать входящий номер письма?

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

Регистрация входящих документов

Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Главная Как сообщить входящий номер письма правильно Как сообщить входящий номер письма правильно Она говорит, пока не будет хотя бы подписи посредника директора, регистрировать не буду По сути написала бумагу, регистрацию поставили без всяких подписей и получила копию, что пустила в дело. Удивительно, но факт! Татьяна 10 05 Здравствуйте! А там уже решают походотайстовать или нет. Смысл регистрации в том, что по факту данная бумага была написана, я права???

Спросить в Twitter Блокировка нежелательных писем Если вы получили нежелательное сообщение, заблокируйте отправителя, откажитесь от подписки на рассылку или пожалуйтесь на спам в Gmail. Согласно Правилам программы , Gmail нельзя использовать для домогательств, запугивания или угроз. Если вам угрожают, настоятельно рекомендуем обратиться в местные правоохранительные органы. Как заблокировать определенного отправителя Если заблокировать отправителя, все письма от него будут помещаться в спам.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

.

.

Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются. В случае необходимости входящий номер может быть. Как сообщить.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма
Комментариев: 1
  1. Ефим

    Тарас, спасибо за выпуск, но вы немного не правы. У меня бывший владелец квартиры который продал ее, сейчас проходит по 1 части ст. 190 ККУ, по мошенничеству с кредитами. во всех банках понабирал и в куче микрозаймов. И поверьте, если человек взял 1 кредит то может и пролезет нема грошей ,а если их 10, то это уголовка и часть статьи 190 будет зависить от суммы

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.